אילו מסמכים חשוב להדפיס לפני נסיעה ומתי?

בכל הנוגע למסמכים מודפסים אני פשוט חסר אחריות. בכל רגע נתון בחו״ל יש עלי לכל היותר מסמך אחד שמציג כרטיס טיסה או הזמנה למלון – וגם הוא, אם קיים, יהיה בעל אורך חיים של יומיים לכל היותר. כמובן שאין לי ניילונית מיוחדת לזה, או בכלל.

אבל האם זה באמת חוסר אחריות לשוטט בעולם בלי מסמכים מודפסים?

מצד שני, האם באמת צריך להדפיס כל אישור?

הזמנה למלון

אם ההזמנה בוצעה ישירות מול המלון, וזו בהחלט הדרך המומלצת בעיניי, הרי שאין כל טעם להדפיס את אישור ההזמנה המלא. חבל על הנייר. פרט המידע היחיד שרלוונטי לצוות המלון הוא מספר אישור ההזמנה שמופיע לרוב בראש העמוד, ולכן מספיק שתרשמו אותו על פתק פיסי או וירטואלי. ויש מספר אפשרויות נוחות אחרות: יצירת תיקייה ייעודית במייל לאישורי הזמנות (זמינה אופליין, כמובן), שימוש באפליקציות כמו Passbook, צילום-מסך של אישור ההזמנה כפי שהוא מופיע במייל ושמירת צילומי-המסך בתיקייה ייעודית באלבום התמונות וכיוצ״ב פתרונות יצירתיים אחרים. בכל מקרה, סביר להניח שלא תדרשו לצטט את מספר ההזמנה במהלך הצ׳ק-אין ומספיק שתמסרו את שמכם או דרכונכם (היכן שנדרש).

אם ההזמנה בוצעה באמצעות אתר הזמנות או סוכן אחר אז כן כדאי להדפיס את אישור ההזמנה המלא. ההזמנות האלו לפעמים ׳הולכות לאיבוד׳ במערכת של המלון, ויהיה קל יותר להתמודד עם מצב מבולבל כשיש חתיכת נייר ביד.

כרטיסי טיסה

ישנן מדינות בהן הכניסה לשדות התעופה דורשת הצגת כרטיס טיסה, אישור תשלום על כרטיס טיסה, כרטיס עלייה למטוס או כל מסמך אחר שמעיד מעבר לספק סביר על טיסה צפויה באותו היום. במדינות אלו, בדר״כ בעולם השלישי, חשוב מאוד להדפיס לפחות מסמך רלוונטי אחד. במידה והגעתם לשדה ללא מסמך כלשהו – ישנם דלפקים חיצוניים שיש בכוחם לעזור (אם תמצאו שם דובר אנגלית) ובמקרים רבים השוטרים בכניסה לשדה יסתפקו גם בהצגת הכרטיס במכשיר הסלולרי למשל.

מעבר לאותן מדינות אין צורך אמיתי להדפיס כרטיסי טיסה. הצגת הדרכון בדר״כ תספיק לסוכן הקרקע כדי למצוא את ההזמנה הרלוונטית, אבל כדאי שגם תדעו לומר לו מה קוד ההזמנה (נקרא ״Record Locator״ או ״PNR״ וכולל בדר״כ שישה תוים של אותיות באנגלית ומספרים) או מה מספר הכרטיס האלקטרוני (רצף ספרות, כשהשלוש הראשונות מזהות את חברת התעופה ששיווקה את הכרטיס).

מספר ההזמנה ו/או מספר כרטיס הטיסה חשובים בעיקר כאשר ישנן בקשות מיוחדות כמו שרשור כבודה בין שני כרטיסים נפרדים כשהסוכן רואה במערכת שלו רק את הכרטיס הראשון.

כיום כל החברות הבינ״ל מציעות שירות של צ׳ק-אין מוקדם באינטרנט (צ׳ק-אין אונליין, או ״OLCI״). ניתן לבצע את התהליך בדר״כ גם באפליקציה הסלולרית של חברת התעופה – אבל שימו לב שמסופים רבים בשערי הטיסה לא מסוגלים להתמודד עם הברקוד כפי שהוא מופיע במכשיר הסלולרי, ולכן בדר״כ מוטב לשלוח גם עותק של כרטיס העלייה למטוס בצורת PDF למייל ולהדפיס אותו. או, לחילופין, ניתן להגיע לאחד מדלפקי הצ׳ק-אין בשדה או לאחד ממסופי הצ׳ק-אין הנפוצים כיום ולהדפיס עותק של כרטיס העלייה למטוס.

מסמכים נוספים

מסמך אחד שאני ממליץ בחום לכל אחד להחזיק מודפס בכל עת הוא אישור פוליסת ביטוח הנסיעות. הכוונה היא לעמוד הראשי שבו מוצגים פרטי המבוטח, מספר הפוליסה, פרטי יצירת קשר עם חברת הביטוח וכיוצ״ב פרטים מהותיים. אין סיבה להדפיס את כל הפוליסה על תנאיה השונים. את אישור הפוליסה שלי אני שומר בצמוד לפנקס החיסונים וכרטיס קופת החולים.

מסמך נוסף שלרוב מועיל להדפיס הוא דף הכולל את הפרטים המלאים – בשפה המקומית – של המלון הראשון אליו אתם עתידים להגיע אחרי כל נחיתה. במדינות מסוימות התושבים המקומיים, ובפרט נהגי המוניות, לא דוברים מילה אחת באנגלית ולא בהכרח מכירים את שמות המלונות כפי שהם מוכרים בשוק הבינ״ל. איך תמצאו את כתובת המלון המדויקת בשפת המקום? פשוט מאוד – בקשו אותה במייל מהמלון מבעוד מועד. באותה הזדמנות כדאי גם לשאול כמה אמורה לעלות הנסיעה.

אני ממליץ להדפיס גם הזמנות לשכירת רכב – ובדגש על אישור הכולל את כל המרכיבים של ההזמנה לצד המחיר שהובטח. בשל ריבוי התוספות הקיימות בשוק השכרת הרכב ובשל ריבוי הסוכנים ישנה היתכנות גבוהה לאי-התאמות בין מה שהציע הסוכן למה שבפועל מוכנה לתת חברת השכרת הרכב. הדגש כאן הוא על סוג הביטוח שנרכש ותנאיו המלאים כפי שהוצגו בעת ההזמנה.